– Отчет о доходах и расходах, Отчет о движении денежных средств, и Баланс. Можно сказать, что все эти отчеты - панель управления бизнесом.
Отчет о доходах и расходах
– это спидометр, который показывает, с какой скоростью движется бизнес, сколько прибыли вы заработали, насколько эффективно развивается компания.
Отчет о движении денежных средств
– это показатель топлива. Достаточно ли у вас средств, чтобы доехать туда, куда нужно.
Баланс
– это внутренний «компьютер» автомобиля, который проверяет все ли системы в порядке, все ли заданные соотношения выполняются.
Отчет о доходах и расходах – это главный операционный отчет, который показывает, сколько прибыли вы получили за период.
Структура отчета о доходах и расходах
У каждого предприятия своя структура отчета о доходах и расходах. Управленческая отчетность создается под каждую компанию и имеет свои уникальные особенности.
Статья | Январь | Февраль | Март | |||
---|---|---|---|---|---|---|
план | факт | план | факт | план | факт | |
1. Выручка | ||||||
1.1. Выручка по товару 1 | ||||||
1.1. Выручка по товару 2 | ||||||
2. Прямая себестоимость | ||||||
2.1. Прямая себестоимость товара 1 | ||||||
2.2. Прямая себестоимость товара 2 | ||||||
Маржинальная прибыль | ||||||
Валовая рентабельность | ||||||
3. Производственные расходы | ||||||
Прибыль от производства | ||||||
Рентабельность производства | ||||||
4. Общехозяйственные расходы | ||||||
5. Расходы на производство | ||||||
Операционная прибыль | ||||||
6. Проценты за пользование заемными средствами | ||||||
7. Налог на прибыль | ||||||
Чистая прибыль | ||||||
Рентабельность продаж | ||||||
Дивиденды | ||||||
Нераспределенная прибыль |
Доходы – выручка (отгрузка) компании за период. Её лучше разбить по тем видам/направлениям деятельности или по группам товаров, по которым вам важно контролировать маржинальную прибыль (рентабельность).
Прямые расходы – расходы, непосредственно (прямо) относящиеся к выручке, которую вы указали в доходах. Не было бы выручки, не было бы этого расхода.
Выручка – это стоимость отгруженного товара, то есть сумма, за которую вы продали товар покупателю
Прямые расходы – это себестоимость отгруженного товара, то есть сумма, за которую вы купили отгруженный товар у поставщика
Совет : Включайте в состав прямых расходов только те расходы, которые вы можете посчитать прямым методом – материалы, заработную плату, услуги. Расходы, относящиеся к нескольким видам продукции, лучше учитывать по отдельным статьям затрат.
Производственные расходы – расходы, непосредственно связанные с производственным циклом: заработная плата производственного персонала, аренда цеха, производственные услуги и так далее. Эти расходы считаются условно-постоянными. Они в какой-то части зависят от выручки, например электроэнергия цеха, или сдельная заработная плата рабочих, но в большей части они постоянны.
Общехозяйственные расходы – расходы по обслуживанию вашей основной деятельности: заработная плата бухгалтерии, финансовой службы, услуги маркетинга и зарплата управленцев, служба HR и сервиса – это постоянные расходы, которые никак не зависят от объема выручки.
Расходы по финансовой деятельности – расходы по привлечению заемного капитала.
Показатели рентабельности
Оценить эффективность деятельности компании «одним взглядом» можно посмотрев на показатели рентабельности, которые тоже лучше включить в Отчет о Доходах и Расходах. .
- Маржинальная или валовая прибыль – главный результат деятельности отдела продаж или производственных подразделений.
Маржинальная прибыль (Маржа) = Выручка – Прямые расходы
Маржинальная рентабельность = Маржа/Выручку Показывает сколько «грязной» прибыли вы зарабатываете на каждом рубле выручке. Какую наценку вы должны сделать, чтобы заработать в итоге желаемое количество чистой прибыли.. - Прибыль от производства продукции - это разница между маржинальной прибылью и производственными расходами. Показывает, сколько прибыли формируют вам производственные подразделения.
- Операционная прибыль – прибыль, которая осталась в подразделении компании до уплаты процентов по заемным средствам и налогам. Показывает способность компании обслуживать кредитную нагрузку.
- Чистая прибыль – прибыль за вычетом всех расходов, включая проценты и налоги.
- Рентабельность периода = чистая прибыль / выручку.
- Нераспределенная прибыль – прибыль за минусом выплаченных дивидендов. И именно на величину нераспределенной прибыли должна измениться величина собственного капитала в балансе.
Быстрый чек-тест финансового состояния
Быстро сделать вывод, идет ли все по плану или нужно срочно вмешиваться, можно всего по трем показателям из ОДР:
- План/факт по выручке
- План/факт по марже
- План/факт по чистой прибыли
Как использовать ОДР, чтобы увеличить прибыль
- Определите свою точку безубыточности. Рассчитайте величину прямых расходов на примере прошлого периода, выявите среднюю маржинальность по фактическим отгрузкам и поймите какая выручка вам минимально необходима, чтобы покрыть постоянные расходы.
- Контролируйте маржинальную рентабельность. Любое незначительное отклонение в марже даёт большие потери в чистой прибыли.
- Проанализируйте маржинальную прибыль по группам товаров (видам деятельности). Возможно есть то, что дает вам низкую маржу. А если на этот вид деятельности вы еще и используете заемные средства, то в итоге может быть убыток от этого направления.
- Установите минимальное значение маржинальной рентабельности (наценки) ниже которого нельзя опускаться ни при каких акциях и скидках.
- Проанализируйте величину постоянных расходов (группа производственных и общехозяйственных) за три последних периода. И зафиксируйте величину постоянных расходов.
- Контролируйте не только абсолютное значение каждой статьи расхода, но и относительное - какую долю в выручке занимает статья расхода. Переменные расходы должны изменяться пропорционально выручке, а доля постоянных расходов должна снижаться с ростом отгрузки.
- Планируйте свои доходы и расходы и ежемесячно отслеживайте отклонения.
Выводы
Анализ эффективности деятельности – занятие непростое, и сложность растет с ростом бизнеса. Составить правильную структуру финансовой отчетности, выявить финансовые дыры и предложить пути их устранения – задача для профессионального финансового директора.
Если в вашей компании отсутствует финансовый директор, то возможно вы не владеете всей необходимой финансовой информацией. Решением этой задачи может быть передача финансового учета на аутсорсинг. Наши специалисты имеют большой опыт в таких вопросах, и на протяжении 10 лет мы занимаемся в разных компаниях.
Задавайте свои вопросы в комментариях или обращайтесь в наш офис за консультацией, мы всегда рады помочь.
После выбора центров затрат по каждому из них составляется смета затрат. В смету включаются только те затраты, которые непосредственно контролируются исполнителем или другим ответственным за расходы.
Для организации контроля затрат по каждому центру важное значение имеет учет фактических расходов по каждому центру. Для этого на каждый центр затрат, как правило, открывается отдельный аналитический счет по учету затрат на производство, каждому центру присваивается определенный номер (шифр затрат).
Прямые расходы учитываются по центрам затрат на основании первичных документов, в которых проставляются шифры затрат. Косвенные расходы по центрам целятся на два вида: непосредственно относящиеся к данному центру затрат; распределяемые из других центров затрат.
Некоторые организации на затраты центра относят только те накладные расходы, которые возникают в данном центре. Ставка накладных расходов по таким центрам определяется делением суммы накладных расходов на объем продукции (работ, услуг) данного центра, который может быть выражен в единицах изделий, их стоимости, в человеке- или машино-часах, прямой заработной плате. Остальные накладные расходы в таких организациях распределяются по соответствующим ставкам, минуя центры затрат.
В организациях, распределяющих накладные расходы обоих видов, применятся ставки
распределения накладных расходов по видам накладных расходов.
Эффективность функционирования центров затрат во многом зависит от содержания отчетов по центрам затрат. Основными принципами этой отчетности являются: включение в отчет только контролируемых расходов; укрупнение показателей отчетности по центрам по мере восхождения от низшего уровня управления к высшему; наличие в отчетности информации об отклонениях, позволяющей реализовать принцип управления по отклонениям.
Сущность принципа управления по отклонениям заключается в предположении, что менеджеру более высокого уровня управления нет необходимости оперативно контролировать отдельные расходы и доходы центров ответственности низших уровней управления, если их величины существенно не отличаются от заданных. Если же отклонения по расходам и доходам существенны (обычно более 5 %), то менеджерам более высокого уровня управления предоставляется дополнительная информация, объясняющая возникшие отклонения в соответствующем центре ответственности. На основе дополнительной информации менеджер принимает решения в пределах своих полномочий или представляет соответствующую информацию вышестоящему руководителю.
Пример составления отчетов центрами затрат различных уровней приведен в табл. 8.2.
В приведенных отчетах сопоставляются фактические затраты с расходами по смете и рассчитываются отклонения по затратам. Для установлении динамики отклонений по месяцам в табл. 8.2 приведены данные по отклонениям с начала года. Например, по прочим расходам в отделении № I за текущий месяц допущен перерасход в размере 0,5 тыс. руб. Однако с начала года по этой статье получена экономия в сумме 0,3 тыс. руб., поэтому перерасход отчетного месяца может быть оправданным.
При оценке отклонений по отдельным затратам особое внимание следует обратить не непроизводительные расходы цехов и организации в целом, состоящие из потерь от простоев, недостач и порчи материальных ценностей, потерь от брака и др. Непроизводительные расходы в смете не отражаются.
При составлении отчета об исполнении сметы затрат по организации в целом следует иметь в виду, что для руководителя организации и его заместителя по экономике все затраты являются контролируемыми. Поэтому в отчете об исполнении сметы расходов по организации приводятся данные об общехозяйственных расходах, получаемых по данным бухгалтерского финансового учета. />При определении центров затрат, порядка учета затрат по ним, содержания отчетов об исполнении сметы различных уровней и оценке отклонений от сметы целесообразно использовать отраслевые инструкции по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции, а также отраслевые методические указания по анализу хозяйственной деятельности организации. Отчетность по центрам прибыли
Центрами прибыли могут быть цехи, производства, отделы сбыта (маркетинга) и другие подразделения организации, руководители которых являются ответственными и обладают полномочиями как по затратам, так и по доходам. В качестве центра прибыли выступает также организация в целом. Отчетным документом по затратам центра прибыли являются рассмотренные ранее отчеты об исполнении сметы центров затрат высших уровней (обычно начиная с цехового уровня).
Основным же отчетным документом центра прибыли является отчет о прибыли. Содержание этого отчета зависит от включаемых в отчет показателей прибыли - валовой, от продаж, до налогообложения, от обычной деятельности, чистой или маржинального дохода.
Если центр прибыли отчитывается по валовой прибыли, то в отчете отражается стоимость произведенной продукции (работ, услуг), затраты на производство продукции данного центра, составляющие ее производственную себестоимость, и исчисляемая величина
валовой прибыли. Отчет может составляться по форме, приведенной в табл. 8.3. Таблица 8.3
Отчет центра по прибыли за месяц (тыс. руб.)
№ п/п | Показатели | По смете (плану) | Фактически | Отклонения {+,-) |
|
за месяц | с начала года |
||||
Отчет по валовой прибыли |
|||||
1 | Стоимость продукции (работ, услуг) | 1000 | 1200 | +200 | +300 |
2 | | 600 | 700 | + 100 | + 150 |
3 | Валовая прибыль (стр. 1 - стр. 2) | 400 | SOO | + 100 | + 150 |
Отчет по прибыли от продаж |
|||||
1 | Выручка от продажи (нетто} | 1000 | 1200 | +200 | +300 |
2 | Производственная себестоимость | 600 | 700 | + 100 | +1SO |
3 | Расходы на продажу | Б0 | 60 | +10 | +30 |
4 | Общехозяйственные расходы | 150 | 160 | + 10 | +20 |
Б | | аоо | 920 | + 120 | +200 |
6 | Прибыль от продаж (стр. 1 - стр. 5} | 200 | 290 | +ао | + 100 |
Отчет по прибыли от обычной деятельности |
|||||
1 | Выручка от продажи (нетто) | 1000 | 1200 | +200 | +300 |
2 | Производственная себестоимость | 600 | 700 | + 100 | +1SO |
3 | Расходы на продажу | БО | 60 | +10 | +30 |
4 | Общехозяйственные расходы | 1Б0 | 160 | +10 | +20 |
Б | Полная себестоимость проданной продукции [стр. 2 -I- стр. 3 + стр. 4) | 800 | 920 | + 120 | +200 |
6 | Приб ыль от п родаж (стр. I - стр. Б) | 200 | 280 | +ао | +100 |
7 | Прочие доходы | 100 | 120 | +20 | +30 |
а | Прочие расходы | ао | 100 | +20 | + IS |
При составлении отчета по валовой прибыли следует учитывать, что в соответствии с принятой учетной политикой организации могут включать общехозяйственные расходы в состав производственной себестоимости или списывать их на счет 90 «Продажи». В первом случае показатель производственной себестоимости в отчете определяется с учетом общехозяйственных расходов, а во втором случае - без указанных расходов. Общехозяйственные расходы во втором случае будут учтены при составлении отчета по прибыли от продаж.
Если центр прибыли отчитывается по прибыли от продаж, то в отчете приводятся дополнительно данные о расходах на продажу продукции (работ, услуг) и соответствующей части общехозяйственных расходов (если они не включаются в производственную себестоимость), позволяющие исчислить полную себестоимость проданной продукции (работ, услуг) и прибыль от продаж.
При составлении отчета по прибыли от обычной деятельности в отчет включаются данные о прочих доходах и расходах и сумме налога на прибыль.
Сумма прибыли до налогообложения определяется путем прибавления к прибыли от продаж прочих доходов и вычитания из полученной суммы прочих расходов.
Чистая прибыль или убыток определяется путем вычитания из суммы
налогооблагаемой прибыли суммы налога на прибыль.
Состав прочих доходов и расходов определен ПБУ 9/99 и ПБУ 10/99.
В финансовом учете прочие доходы и расходы отражаются на синтетическом счете 91.
Аналитический учет по счету 91 ведется по каждому виду доходов и расходов. При этом построение аналитического учета по прочим доходам и расходам, относящимся к одной и той же финансовой хозяйственной операции, должно обеспечивать возможность выявления финансового результата по каждой операции.
При решении вопроса о целесообразности включения прочих доходов и расходов в отчет по прибыли нужно иметь в виду, что лишь небольшая часть указанных доходов и расходов имеет прямое отношение к центрам прибыли и может быть отнесена на них прямым путем.
Основная часть прочих доходов и расходов носит централизованный характер и распределяется по центрам прибыли косвенными способами. При неудачно выбранной базе распределения таких прочих доходов и расходов они могут существенно исказить показатели прибыли соответствующих центров.
Вместе с тем включение в отчетность центров прибыли неконтролируемых менеджерами центров прочих доходов и расходов может иметь и положительное значение, поскольку у них возникает заинтересованность в оценке обоснованности прочих расходов.
В качестве одного из вариантов составления отчета по центру прибыли можно рекомендовать составление указанного отчета с включением в него только тех прочих доходов и расходов, которые имеют непосредственное отношение к соответствующему центру.
По данным проведенного в 1981 г. исследования, 85 % изученных американских компаний распределяли некоторые прочие расходы по центрам прибыли. По результатам исследования 1989 г. выявлено, что из 100 транснациональных корпораций 30,5 % распределяли административные затраты штаб-квартир; 29,5 % - проценты по
задолженности и 16,2 % - налоги на прибыль.
Центры прибыли вместо отчета о прибыли могут составлять отчеты о маржинальном доходе.
Маржинальный доход определяется путем вычитания из выручки от продаж продукции (работ, услуг) переменных расходов, связанных с производством и продажами продукции. Разница между маржинальным доходом и постоянными расходами называется остаточным доходом. При этом остаточный доход целесообразно исчислять с учетом и прямых, и косвенных постоянных расходов.
Деление постоянных расходов на прямые и косвенные осуществляется в зависимости от конкретных условий производственного процесса.
Например, если оборудование используется только для производства определенного вида продукции, то все расходы на обслуживание этого оборудования являются прямыми расходами - заработная плата рабочих, обслуживающих оборудование, сумма амортизации по оборудованию, сумма арендных платежей по нему и т. п.
К косвенным постоянным расходам относятся такие затраты, которые распределяются между видами продукции (работ, услуг) только расчетным путем, - расходы на содержание администрации, суммы амортизации зданий и т. п.
Пример составления отчета о маржинальном доходе приведен в табл. 8.4:
Таблица 8.4
Отчет центра прибыли о маржинальном доходе за месяц (тыс. руб.)
№ п/п | Показатели | По смете {плану} | | Отклонения(+, -) |
|
Фактически | за месяц | в начала года |
|||
1 | Выручка от продажи (нетто) | 1000 | 1200 | +200 | +300 |
2 | Переменные расходы | 500 | 600 | + 100 | +200 |
3 | Маржинальный доход (стр. 1 - стр. 2) | 500 | 600 | + 100 | + too |
4 | Прямые постоянные расходы | 200 | 210 | + 10 | +20 |
S | Остаточный доход до косвенных расходов | 300 | 390 | +90 | +90 |
6 | Косвенные постоянные расходы | 100 | HO | + 10 | +20 |
7 | Остаточный доход с учетом косвенный расходов (прибыль от производства) (стр. Б - стр. 6) | 200 | 280 | +60 | +60 |
Остаточный доход от косвенных расходов, как правило, позволяет более точно оценить деятельность центра прибыли по сравнению с показателем прибыли от производства, поскольку этот показатель не содержит неточностей, которые возникают при распределении косвенных расходов.
Отчет о маржинальном доходе можно дополнить показателями доходов и расходов, на основании которых возможно определить чистый доход центра прибыли.
В целом по организации отчет о прибыли за отчетный месяц целесообразно составлять по форме отчета по прибыли в составе бухгалтерской (финансовой) отчетности с включением в отчет показателей по смете и отклонений за месяц и с начала года (табл. 8.5):
Таблица 8.5
Отчет о прибылях и убытках за 20 г.
4 | Расходы на продажу | 50 | ?0 | +10 | +30 |
5 | Общехозяйственные расходы | 150 | 160 | + 10 | +20 |
S | Полная себестоимость проданной продукции (стр. 2 + стр. 4+ стр. 5) | еоо | 920 | + 120 | +200 |
7 | Прибыль (убыток) от продаж (стр. I - стр. 6) | 200 | 2S0 | +30 | +100 |
8 | Прочие доходы | 50 | 70 | + 10 | +20 |
9 | Прочие расходы | 40 | 50 | + 10 | + 15 |
10 | Прибыль (убыток) до налогообложения (стр. 7 + стр. 9 - стр. 9) | 220 | 300 | +30 | +115 |
11 | Налог на прибыль | 44 | 50 | +15 | 23 |
12 | Ч и стая прибыль (стр. 10 - стр. 11} | 175 | 240 | +64 | 92 |
Для обеспечения анализа и прогнозирования расходов, экономической оценки изменений показателей эксплуатационной работы, определения эффективности внедрения организационно технических мероприятий на станции определяются доли расходов зависящие от объемов работ.
Анализ может проводиться в трех направлениях:
по статьям расходов или затрат или по элементам;
по видам работ и услуг;
по центрам затрат или видам деятельности.
Анализ расходов и анализ затрат требуют для своего проведения разной информации и по-разному расставленных акцентов. Так, анализ расходов более важен для регулирования денежного потока станции, а анализ затрат и себестоимости - для формирования бухгалтерской отчетности. Однако методики их проведения аналогичны, и в конечном итоге выводы, сделанные по результатам проведения аналитических процедур характеризуют эффективность управления станцией. Поскольку исторически так сложилось, что в анализе финансово-хозяйственной деятельности российских предприятий бухгалтерским аспектам отводится большее внимание, нежели управленческим, имеет смысл более подробно рассмотреть именно анализ затрат и себестоимости.
Наиболее полезную информацию даст такой анализ, если он ведется одновременно в двух срезах: по центрам затрат, структурным единицам или видам деятельности в разрезе статей или элементов.
Любое предприятие имеет более или менее сложную организационную структуру. На станции есть два хозяйства:
1. Хозяйство грузовой и коммерческой работы;
2. Хозяйство перевозок.
В этом случае изучение структуры затрат, проведенное на уровне всей станции, в целом будет гораздо менее аналогичным и полезным с управленческой точки зрения, чем анализ по отдельным хозяйствам.
Информацию, наиболее полезную для принятия решений и планирования дальнейшей деятельности станции, дает анализ затрат, проведенный не по всем единицам, выделенным в структуре предприятия, а по так называемым центрам затрат, т.е. отдельным хозяйствам. Выделение их на станции - процесс достаточно субъективный, а проводится он в рамках процедур управленческого учета. Обычно в центры затрат выделяют все основные хозяйства станции. Основные, вспомогательные, побочные, административные, управленческие и другие структурные единицы группируются в центры затрат тем или иным способом в зависимости от их функций, роли в структуре предприятия и величины бюджетов. Таким образом, анализ станции ДС Кочетовка будет проводится в разрезе двух центров затрат - по Хозяйству грузовой и коммерческой работы и по Хозяйству перевозок.
При анализе расходов железнодорожной станции за квартал и внутри квартала к переменным относятся первым образом расходы, непосредственно связанные с сортировочным процессом. Однако если за изучаемый период сложились высокие темпы прироста объема сортировочных работ, то к переменным расходам следует добавить часть расходов на текущее содержание пути, техническое обслуживание и ремонт контактной сети. В табл. 3.1 и 3.2 приведены показатели работы и объемы затрат как в денежном так и в натуральном выражении, железнодорожной станции ДС Кочетовка.
Таблица 3.1
Показатели работы железнодорожной станции ДС Кочетовка Мичуринского отделения Юго-Восточной железной дороги филиала ОАО «РЖД»
Показатель |
Единица измерения |
1 кв. 2006 г. |
|
Количество сортированных вагонов |
|||
Численность работников АУПа |
|||
Численность работников занятых на маневровой работе |
|||
Численность работников занятых на приемо-отправке поездов |
|||
Численность работников занятых на погрузо-разгрузочных работах |
|||
Остальной персонал |
|||
Количество израсходованной электроэнергии |
|||
Количество израсходованного топлива: |
|||
литров |
|||
тонн |
|||
Дизельное топливо |
тонн |
||
Амортизация |
|||
Материалы: |
|||
Спецодежда |
тыс. руб. |
||
Форменная одежда |
тыс. руб. |
||
Башмаки (металлические) подкладываемые |
тыс.руб. |
||
Специальный хозяйственный инвентарь |
тыс. руб. |
||
Смазочные материалы |
тыс. руб. |
||
Запасные части для ремонта локомотивов |
тыс. руб. |
||
тыс.руб. |
|||
Прочие затраты |
Общая оценка финансового состояния станции ДС Кочетовка основывается на целой системе показателей, характеризующих структуру источников формирования расходов, равновесие между активами предприятия и источниками их формирования, эффективность и интенсивность использования источников покрытия расходов, платежеспособность и кредитоспособность станции.
Станция выполняет определенные технологические операции по осуществлению перевозочного процесса. Значительная часть расходов станции на сортировочный процесс зависит от объема выполняемых работ (т.е. относятся к переменным расходам).
Все расходы на станции, не отнесенные к переменным, считают условно - постоянными. В их составе значительный удельный вес занимают расходы хозяйстве пути, гражданских сооружений, сигнализации и связи, электрификации и энергии, так же расходы собственного управления. Результаты группировки эксплуатационных расходов на станции по данным отчета Ф-7У «Внутрифирменная управленческая отчетность» и их изменение приведены в табл. 3.2.
На основании таблицы можно сделать вывод, что темп роста по Хозяйству грузовой и коммерческой работы станции, в отчетном периоде по сравнению с базисным, снизился на 0,43 %, существенное влияние на это оказало снижение затрат на оплату труда, что следовательно повлекло за собой и снижение расходов в части отчислений на социальные нужды. Отмечается рост прочих материальных затрат на 6,06 %, а часть материальных расходов: материалы и электроэнергия были занижены. В свою очередь элементы затрат: амортизация и топливо остались неизменными. По Хозяйству перевозок, расходы возросли и составили 100,31 %, что вызвано ростом всех элементов затрат, за исключением прочих расходов (99,18%). Таким образом, общие расходы на станции по хозяйствам и видам деятельности увеличились на 0,2 % (100,20%).Это произошло в результате роста доли расходов по всем элементам затрат, за исключением прочих расходов (99,03%).
Таблица3.2
Анализ динамики расходов станции
Показатель |
Базисный период (тыс.руб.) |
Отчетный период (тыс.руб.) |
Изменение (тыс.руб.) |
Темп роста |
1. Хозяйство грузовой и коммерческой работы |
||||
1.1 Затраты на оплату труда |
||||
1.2 Отчисления на социальные нужды |
||||
1.3 Материальные затраты,в т.ч. |
||||
1.3.1 Материалы |
||||
1.3.2 Топливо |
||||
1.3.3 Электроэнергия |
||||
1.3.4 Прочие материальные затраты |
||||
1.4 Амортизация |
||||
1.5 Прочие затраты |
||||
Итого по хозяйству грузовой и комерческой работы: |
||||
2. Хозяйство перевозок |
||||
2.1 Затраты на оплату труда |
||||
2.2 Отчисления на социальные нужды |
||||
2.3 Материальные затраты,в т.ч. |
||||
2.3.1 Материалы |
||||
2.3.2 Топливо |
||||
2.3.3 Электроэнергия |
||||
2.3.4 Прочие материальные затраты |
||||
2.4 Амортизация |
||||
2.5 Прочие затраты |
||||
Итого по хозяйству перевозок: |
||||
Продолжение табл.3.2 |
||||
3. Всего прямые производственные расходы. |
||||
3.1 Затраты на оплату труда |
||||
3.2 Отчисления на социальные нужды |
||||
3.3 Материальные затраты,в т.ч. |
||||
3.3.1 Материалы |
||||
2.3.3 Электроэнергия |
||||
3.3.2 Топливо |
||||
4. Всего расходов по перевозкам |
||||
4.1 Затраты на оплату труда |
||||
4.2 Отчисления на социальные нужды |
||||
4.3 Материальные затраты,в т.ч. |
||||
4.3.1 Материалы |
||||
4.3.2 Топливо |
||||
4.3.3 Электроэнергия |
||||
4.3.4 Прочие материальные затраты |
||||
4.4 Амортизация |
||||
4.5 Прочие затраты |
||||
Итого расходов по станции по хозяйствем и видам деятельности |
Общая сумма затрат на станции:
УЕ = УЕ z + УЕ m + УЕ t + УЕ e + УЕ pr.m + УЕ esn + УЕ a + УЕ pr ,
УЕ 0 =51600000+2644000+158000+12746000+457000+129530000+1945000+ +1648000= 84 151 000 руб.
УЕ 1 =51689000+ 2658000+163000+12760000+465000+12998000+1955000+
1632000= 84 320 000 руб.
Для характеристики материальных затрат исчисляют показатель материалоемкости 1 руб. выполненных работ и услуг:
В целом по всем материальным затратам Ет :
Ст = Ет /W,
где: Ет - стоимость потребленных материальных ресурсов;
W- стоимость выполненных работ и услуг.
Ст 0 = 2644000/1616904 = 1,63
Ст 1 = 2658000/1977635 = 1,34
Т.о можно сделать вывод, что показатель материалоемкости в отчетном периоде по сравнению с базисным показатель материалоемкости снизился на 0,29 коп./руб., следовательно произошла экономия материальных средств относительно себестоимости выполненных работ и услуг.
Все расходы станции можно привести в виде схемы:
где: УЕz- общие затраты на заработную плату;
УЕ esn - отчисления на социальные нужды;
В- производительность труда; Z- заработная плата;
УЕт - материальные затраты; УЕ pr.m - прочие материальные затраты
УЕt- затраты на топливо: еб -бензин; еуг -уголь; едиз -дизельное топливо;
У- количество; Р- цена;
УЕе- затраты на электроэнергию;
УЕа- затраты на амортизацию;
УЕпр- прочие затраты;
УЕ пост.- постоянные расходы;
УЕ пер. - переменные расходы;
УЕ - общая сумма расходов на станции.
Для оценки и анализа финансового состояния станции, с точки зрения целесообразности используемых расходов применяется отчетность станции ДС Кочетовка, которая называется «Внутрифирменная управленческая отчетность» (форма № 7-У), (прил. 3) «Бухгалтерский баланс» (форма № 1), «Отчет о прибылях и убытках» (форма 2), (прил.1 и 2).
Очень часто руководитель предприятия отказывается ждать, когда ему будет предоставлен отчет по предприятию в установленные сроки сдачи месячной отчетности.
И руководителя можно понять: на многих предприятиях отчет о финансово-хозяйственной деятельности за отчетный период будет готов не ранее 20-го числа месяца, следующего за отчетным, а информация для принятия управленческих решений нужна гораздо быстрее, чем вышеуказанные сроки. Как правило, она нужна по состоянию «сегодня на вчера».
С отчетами в натуральных показателях нет никаких проблем, есть фактические данные по производству, либо продажам и такую информацию довольно просто поместить в какую-то отчетную форму.
А вот данные о расходах по объектам незавершенного производства, либо данные о постоянных затратах по видам затрат подать в отчете созданному по методу начисления по состоянию «сегодня на вчера» нереально.
Так как же решить эту проблему?
Первое
, что нужно: понять и принять – это то, что основная тройка отчетности ( , ), составляемая по методу начисления, не может быть подана в такие сроки. Для этого есть масса причин, перечислять которые не вижу никакой необходимости.
Второе
, допустить, что оперативная отчетность будет отличаться от данных отчета, поданного в сроки, принятые бухгалтерией. В этом тоже нет никакой проблемы, так как для нужд быстрого принятия решений бухгалтерская точность цифр как правило не нужна.
Третье
, создать оперативные отчеты не по методу начисления, а по кассовому методу. То есть на основании данных по счету «Расчетный счет» и «Касса». Ведь все затраты предприятия на самом деле «засветились» именно на этих двух счетах (за исключением тех расходов, которые были произведены без оплаты), просто бухгалтерия не признает их произведенными пока не получит документы о поставке товара на ваше предприятие, либо документов о выполнении работ для вашего предприятия.
Проблема решена?
Нет. Если решите создавать отчеты по кассовому методу на основании данных по расчетному счету и кассе, вы столкнетесь с методологической проблемой: дело в том, что ваша учетная база создана так, чтобы структурировать информацию о финансово-хозяйственных операциях, произошедших на предприятии по методу начисления.
Метод начисления – при данном методе учета все операции по предприятию учитываются не по оплате, а по произведенному действию. То есть, когда вы оплачиваете какие-то услуги подрядчика, то это ещё не расход, который ляжет на незавершенное производство по конкретному объекту, расходом он станет только при подписании акта выполненных работ. Если речь о покупке материалов, то они расходами будут становиться либо в момент подписания акта выполненных работ с Заказчиком, либо по закрытию специального документа «процентовок», по которому списываются произведенные затраты на определенный объект учета.
Ваш бухгалтер наотрез откажется переводить систему учета с метода начисления на кассовый метод. Причем откажется категорически вплоть до увольнения. И будет совершенно прав кстати. Этого нельзя делать, ибо кассовый метод не подходит для корректного ведения бухгалтерии.
Ну а в учете работающему по методу начисления вы не сможете собрать расходы в разрезе объектов незавершенного производства и видов постоянных затрат по кассовому методу. То есть имеем полный методологический тупик.
Но есть вариант решения данной проблемы.
Необходимые нам отчеты можно составить, используя имеющуюся базу учета без перевода её (этой базы) на кассовый метод.
Для этого необходимо, чтобы в каждой операции по расчетному счету или по кассе стояли метки, благодаря которым можно будет составлять тот отчет, который нам нужен. Эти метки позволят нам структурировать данные непосредственно в специальном отчете о движении денежных средств в разрезе объектов незавершенного производства и видов затрат.
Чтобы во всех денежных операциях появились эти метки, необходимо во всех платежных документах сделать два дополнительных окошка. Назовем их «Объект»
и «Вид затрат»
. Названия условны, но для наших нужд вполне подойдет.
В окошко «Объекты»
будут вноситься те объекты для которого производится данный вид затрат. Под объектами в данном случае мы понимаем аналитику счета «Незавершенное производство» где отражаются объекты производства или строительства. Если производимая затрата не относится ни к одному объекту незавершенного производства, то в таком случае в окошке «Объекты»
мы пишем «Административные расходы».
К меткам «Объекты»
мы можем добавить несколько меток для расходов, не относящихся незавершенному производству, например: «Общепроизводственные расходы», «Расходы на сбыт», «Административные расходы». А можем оставить только одну метку и как она будет называться не важно. Решите это сами.
Метки «Вид затрат»
будут одинаковы как для объектов незавершенного производства, так и для затрат, не связанных с объектами. Например: метка «Зарплата» – данный вид затрат будет относиться как к объектам, так и к затратам с объектами не связанными. И такое свойство будет у многих меток из списка «Вид затрат»
. Составьте список этих меток и используйте только их. Это очень важно! Добавляйте новые виды затрат только в случае крайней необходимости.
Если вы решите составлять подобный отчет, то вам необходимо будет:
1. Составить список меток относящихся к окошку «Объекты» (это первый уровень меток), а также список меток относящихся к окошку «Вид затрат» (это второй уровень меток).
2. Дать задание программисту доработать вашу учетную программу. А именно:
2.1. добавить в платежные документы два окошка для меток.
2.2. составить отчет, который можно будет формировать за требуемый период (год, квартал, месяц, неделя, день) по всем объектам (метки первого уровня), либо по одному объекту (метка первого уровня), либо по одной конкретной затрате (метка второго уровня). Причем отчет можно сформировать как сгруппированный (отображены только виды затрат в разрезе объектов незавершенного производства), так и развернутый (под каждым видом затрат в хронологическом порядке отражены все платежные документы).
Пример отчета:
Табл. №2
Цветами показаны какие строки отчета к какой строке шапки таблицы относятся.
С помощью подобного отчета вы сможете подавать руководителю информацию о расходах по объектам незавершенного производства и по видам постоянных затрат сразу после разнесения информации по счетам «Расчетный счет» и «Касса». Причем информацию можно формировать как по всем объектам незавершенного производства и постоянным затратам за период, так и по одному объекту или по одному виду затрат (так как метки 2-го уровня фактически являются сквозными для всего отчета, вы можете выбрать все оплаты по зарплате как в объектах незавершенного производства, так и в постоянных затратах).
Какие есть особенности в работе бухгалтерии по обеспечению корректности данного отчета.
1. Для того, чтобы бухгалтер смог заполнить окошки в платежных документах метками первого и второго уровня необходимо, чтобы на каждом счете подписанным на оплату и на каждом кассовом ордере был указан объект, к которому относится данным платеж. Вид затраты бухгалтер определяет сам на основании назначения платежа. БЕЗ УКАЗАНИЯ ОБЪЕКТА БУХГАЛТЕР НЕ ИМЕЕТ ПРАВА ПРИНЯТЬ СЧЕТ К ОПЛАТЕ, ЛИБО ПРИНЯТЬ/ВЫДАТЬ ДЕНЕЖНЫЕ СРЕДСТВА ПО КАССОВОМУ ОРДЕРУ!
2. Если какой-то платеж относится к нескольким объектам, то на счете, поданном на оплату, должна быть указана разбивка общей суммы счета в разрезе объектов. Например: общая сумма счета 100 000 грн. Покупается арматура на три объекта незавершенного производства. Инициатор счета должен написать на счете что 30 000 грн – это на объект №1, 50 000 грн – это на объект №2, 20 000 грн – это на объект №3. Бухгалтер должен внести в учетную базу оплату по данному счету согласно указанной на счете разбивке.
3. Главный бухгалтер обязан следить за тем, чтобы все окошки для меток по каждой операции по расчетному счету и кассе были заполнены! И следить должен постоянно. В противном случае отчет будет формироваться не корректно.
4. Для проверки полноты внесения информации необходимо сверить итоговые суммы по отчету с оборотами денежных средств по расчетному счету и кассе в оборотно-сальдовой ведомости за соответствующий период. Эти суммы должны быть равны.
5. Ну и Вы должны понимать, что информацию о движении денежных средств по расчетному счету и кассе бухгалтера должны вносить каждый день, только такой порядок внесения обеспечит вам корректный отчет по состоянию «сегодня на вчера»
Какие есть недостатки у данного отчета.
Прежде всего то, что в данном отчете отражаются только те затраты, которые уже оплачены. Поэтому, если ваше предприятие получила 10 тонн арматуры, разбросало их по объектам закрыла акты выполненных работ и получила денежные средства от Заказчика, но не заплатила поставщику арматуры, то в этом отчете вы указанной затраты не увидите. Вы должны понимать, что это отчет о движении денежных средств по расчетному счету и кассе и ничего более.
Расходы, отнесенные в отчете меткой на конкретный объект незавершенного производства, в бухгалтерской базе учета по методу начисления может поменять назначение. К примеру: из арматуры, отнесенной на объект №2 в сумме 50 000 грн (см. выше пункт 2) по факту арматура на 10 000 грн была отправлена на объект №4. Таким образом, данные предоставленные в отчете будут являться неверными. Поэтому данный отчет не может быть окончательным для определения итогового финансового результата по отдельно взятому объекту незавершенного производства.
Этот отчет – есть способ получения быстрой информации для принятия своевременных управленческих решений, но итоговые данные по расходам для определения конечного финансового результата необходимо все ж таки делать по методу начисления.
Отчетность обеспечивает основу для координации работ, оперативного планирования и управления. Процесс движения отчетной информации в организации изображен на рис.В.17.
Исходной информацией для отчетности являются данные о планируемых затратах работ и фактических расходах на их выполнение.
На стадии планирования проекта формируют отчеты о бюджетной стоимости работ (табл. В.11), распределении бюджетных средств по счетам затрат (табл. В.12) и т. д.
На стадии контроля, как правило, собираются стоимостные данные о:
Трудозатратах;
Материалах;
Других прямых издержках;
Перерасходе денежных средств.
Отчет о перерасходе денежных средств формируется ежегодно либо ежемесячно на весь проект.
Значения фактических затрат (ACWP) и освоенного объема (BCWP) для каждой работы являются основными элементами, на которых строится отчетность о состоянии затрат. Эти данные собираются на уровне счетов затрат и попадают в отчеты. Обычно эти отчеты подготавливают ежемесячно для каждого уровня СРР или ССО в зависимости от требуемого уровня агрегирования информации. В дополнение к ним формируют еженедельные отчеты о фактических трудовых затратах, на основе которых можно проводить анализ использования человеческих ресурсов.
3. Контроль и регулирование проекта (55`)
Основные понятия
Контроль.
Система контроля.
Требования к системе контроля.
Мониторинг.
Методы контроля.
Корректирующие действия.
Основной целью контроля проекта является обеспечение выполнения плановых показателей и повышение общей эффективности функций планирования и контроля проекта.
Система контроля проекта представляет собой часть общей системы управления проектом, между элементами (подсистемами) которой имеются обратные связи и возможность изменения ранее заданных показателей. То есть при любом нарушении хода выполнения проекта формируется ответное воздействие, направленное на уменьшение возникшего отклонения от плана с учетом изменений в окружающей среде.
В самой простой форме система управления с обратной связью может быть представлена в виде блок-схемы (рис. В.18).Пример системы третьего порядка (по числу показателей) приведен на рис. В.19.
На практике только 5% проектов реализуются в соответствии с первоначальными планами. Чем сложнее и технологичнее проект, тем чаще возникает необходимость перепланирования, и тем большая нагрузка ложится на систему управления проектом, на ее подсистемы планирования и контроля. Кроме того, с течением времени могут измениться и потребности, для удовлетворения которых разрабатывался проект.
Требования к системе контроля вырабатываются до начала реализации проекта с участием всех заинтересованных сторон и определяют состав анализируемой информации, структуру отчетов и ответственность за сбор данных, анализ информации и принятие решений. Для создания эффективной системы контроля необходимы:
Тщательное планирование всех работ, выполнение которых необходимо для завершения проекта;
Точная оценка времени, ресурсов и затрат;
Учет фактического выполнения и затрат во временном разрезе;
Периодическая переоценка времени и затрат, необходимых для выполнения оставшейся работы;
Многократное, периодическое сравнение фактического выполнения и затрат с графиком и бюджетом.
Существует несколько основных принципов построения эффективной системы контроля:
– наличие конкретных планов. Планы должны быть содержательны, четко структурированы и фиксированы, с тем чтобы обеспечивать основу для контроля. Если планы обновляются слишком часто и без применения процедур контроля за изменениями, контроль над проектом может быть потерян.
– наличие информативной системы отчетности. Отчеты должны отображать состояние проекта относительно исходных планов на основании единых подходов и критериев. Для обеспечения этого должны быть четко определены и достаточно просты процедуры подготовки и получения отчетов, а также определены для всех видов отчетов четкие временные интервалы. Результаты, представленные в отчетах, должны обсуждаться на совещаниях.
– наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций. В результате анализа собранных данных руководство проекта должно определить, соответствует ли текущая ситуация запланированной, а если нет, то рассчитать размер и серьезность последствий отклонений. Двумя основными показателями для анализа являются время и стоимость. Для анализа тенденций в стоимостных и временных оценках работ проекта необходимо использовать специальные отчеты. Прогноз, например, может показать увеличение стоимости проекта или задержки по срокам. Однако часто отклонения во временных и стоимостных показателях оказывают также влияние на содержание предстоящих работ и качество результатов.
– наличие эффективной системы реагирования. Завершающим шагом процесса контроля являются действия, предпринимаемые руководством и направленные на преодоление отклонений в ходе работ проекта. Эти действия могут быть направлены на исправление выявленных недостатков и преодоление негативных тенденций в рамках проекта. Однако в ряде случаев может потребоваться пересмотр плана. Перепланирование требует проведения анализа «что, если», обеспечивающего предсказание и расчет последствий от планируемых действий. От менеджера зависит также убеждение и мотивация команды проекта в необходимости тех или иных действий.
Обычно при управлении проектом контролируются три основные количественные характеристики - время, объем работ и стоимость.
Основные методы анализа состояния работ, используемые менеджером, предусматривают сбор фактических данных о достигнутых результатах и оценку фактических затрат, оценку оставшегося объема работ, анализ фактической выработки на текущую дату
Процессы контроля проекта подразделяются на основные и вспомогательные (рис. В.20):
- общий контроль изменений - координация изменений по проекту в целом;
- ведение отчетности по проекту - сбор и передача отчетной информации о ходе реализации проекта, включая отчеты о выполненных работах, о выполнении плановых показателей, прогноз с учетом имеющихся результатов;
- контроль изменений содержания - контроль за изменениями содержания проекта;
- контроль расписания - контроль за изменениями в расписании проекта;
- контроль затрат - контроль затрат по работам и изменений бюджета проекта;
- контроль качества - отслеживание конкретных результатов проекта для определения их соответствия установленным стандартам и принятие необходимых мер по устранению причин, приводящих к нарушению качества; контроль риска - реагирование на изменение уровня риска в ходе реализации проекта.
Процессы контроля проекта тесно взаимосвязаны и могут быть представлены при необходимости как один интегрированный процесс, состоящий из выбранных процессов (рис. В.21):
- отслеживание: сбор и документирование фактических данных; определение в официальных и неофициальных отчетах степени соответствия фактического выполнения запланированным показателям;
- анализ: оценка текущего состояния работ и сравнение достигнутых результатов с запланированными; определение причины и путей воздействия на отклонения от выполнения плана;
- корректировка: планирование и осуществление действий, направленных на выполнение работ в соответствии с планом, минимизацию неблагоприятных отклонений или получения преимуществ от возникновения благоприятных отклонений.
Мониторинг - контроль, слежение, учет, анализ и составление отчетов о фактическом выполнении проекта в сравнении с планом.
Методы контроля фактического выполнения подразделяются на:
Метод простого контроля, который также называют методом «0-100», поскольку он отслеживает только моменты завершения детальных работ (существуют только две степени завершенности работы: 0% и 100%). Другими словами, считается, что работа выполнена только тогда, когда достигнут ее конечный результат ;
Метод детального контроля, который предусматривает выполнение оценок промежуточных состояний выполнения работы (например, завершенность детальной работы на 50% означает, что, по оценкам исполнителей и руководства, цели работы достигнуты наполовину). Данный метод более сложный, поскольку требует от менеджера оценивать про
цент завершенности для работ, находящихся в процессе выполнения. Для этого организации, реализующие проекты разрабатывают свои внутрикорпоративные шкалы для оценки степени выполнения работ. Как правило, эта информация является закрытой, так как содержит данные о применяемых в организации технологиях выполнения работ и специфичной для каждого конкретного проекта и выполняющей его организации.
Отметим, что точное представление о состоянии выполняемых работ проекта метод «детального контроля» дает только в том случае, если оценки завершенности работ делаются корректно. В большинстве же случаев применение метода «0-100» в сочетании с достаточной степенью детализации задач дает приемлемые результаты .
Иногда встречаются несколько модифицированные варианты метода детального контроля:
- метод 50/50, в котором имеется возможность учета некоторого промежуточного результата для незавершенных работ. Степень завершенности работы определяется в момент,
когда на работу израсходовано 50% бюджета;
- метод по вехам, который применяется для длительных работ. Работа делится на части вехами, каждая из которых подразумевает определенную степень завершенности работы.
Данные, необходимые для контроля основных параметров проекта, представлены в табл. В.13.
После первого же отчета с фактическими данными получаются два графика работ: базовый график и текущий график, включающий влияние последних фактических данных (рис. В.22). Основная работа по определению состояния проекта заключается в сравнении этих двух планов. На этом рисунке по каждой работе верхняя линия отражает текущий график, а нижняя базовый. Справа от линий указаны расхождения в днях по ранним началу и окончанию соответственно.
Использование методов планирования временных параметров проекта позволяет легко пересчитать даты окончания всех работ.
Оценки по выполненным и предстоящим объемам работ также могут быть полезны для:
- пересмотра оценок длительностей работ;
- определения причин задержек;
- стоимостного анализа на основе факта.
Определив отклонения проекта от плана, менеджер должен предпринять соответствующие действия. Чем раньше корректирующие действия предприняты, тем лучше. Действия по восстановлению контроля над проектом рекомендуется также тщательно планировать.
Пять основных возможных вариантов действий чаще всего используются в случае отклонения проекта от плана:
Найти альтернативное решение. В первую очередь необходимо рассмотреть возможности, связанные с повышением эффективности работ за счет новых технологических или организационных решений. Новое решение, например, может заключаться в изменении последовательности выполнения ряда работ;
Пересмотр стоимости. Данный подход означает увеличение объемов работ и назначение дополнительных ресурсов. Решение может заключаться в увеличении нагрузки на существующие ресурсы или привлечении дополнительных людей, оборудования, материалов. Данный подход обычно применяется в случае необходимости устранения временных задержек проекта;
Пересмотр сроков. Данный подход означает, что сроки выполнения работ будут отодвинуты. Руководство проекта может пойти на такое решение в случае жестких ограничений по стоимости;
Пересмотр содержания работ. Данный подход предполагает, что объем работ по проекту может быть уменьшен и соответственно лишь часть запланированных результатов проекта будет достигнута. Отметим, что речь не идет о пересмотре качественных характеристик получаемых результатов проекта;
Прекращение проекта. Это, пожалуй, наиболее сложное решение. Однако оно должно быть принято, если прогнозируемые затраты по проекту превышают ожидаемые выгоды.Решение, связанное с прекращением проекта, кроме чисто экономических аспектов, связано с преодолением проблем психологического характера, связанных с интересами различных участников проекта.
Управление изменениями представляет собой процесс прогнозирования и планирования будущих изменений, регистрации всех потенциальных изменений (в содержании проекта, спецификации, стоимости, плане, сетевом графике и т. д.) для детального изучения, оценки последствий, одобрения или отклонения, а также организации мониторинга и координации исполнителей, реализующих изменения в проекте.
Под изменением понимается замещение одного решения другим вследствие воздействия различных внешних и внутренних факторов при разработке и реализации проекта Изменения могут вноситься в различные разделы проекта. Инициировать изменения могут и заказчик, и инвестор, и проектировщик, и подрядчик. Заказчик, как правило, вносит изменения, улучшающие конечные технико-экономические характеристики проекта. Проектировщик может вносить изменения в первоначальную проектно-сметную документацию, спецификации. Подрядчик по ходу реализации проекта вносит изменения в календарный план, методы и технологии производства работ, последовательность (технологическую, пространственную) возведения объектов и т. д.
Причинами внесения изменений обычно являются невозможность предвидения на стадии разработки проекта новых проектных решений, более эффективных материалов, конструкций и технологий и т. д., а также отставание в ходе реализации проекта от запланированных сроков, объемов вследствие непредвиденных обстоятельств.
Общий контроль изменений осуществляется: для оценки влияния факторов, приводящих к положительным или негативным изменениям в проекте; для определения уже совершившихся изменений в проекте; для управления изменениями в проекте по мере их появления. Общий контроль изменений включает:
Поддержание и обновление базового (целевого, директивного, опорного и т. д.) плана (графика) проекта, применяемого для сравнения с планами, формируемыми в процессе выполнения проекта; корректировка базового плана связана исключительно с изменениями содержания проекта, но не с какими-либо другими изменениями, которые должны учитываться в текущем плане проекта в процессе его реализации ;
Обязательное изменение содержания проекта при изменении содержания его результата (продукта, товара, услуги и т. д.);
Координацию и согласование изменений во взаимосвязанных видах информации, функциях, процессах и процедурах управления проектом.
Входные данные общего контроля изменений содержат базовый (целевой, директивный, опорный и т. д) план (график) проекта, отчетность о ходе реализации проекта и требования на изменения в проекте.
Для общего контроля изменений используется набор формальных процедур, установленных внутрифирменным стандартом реализующей проект организации, которые определяют регламент изменений ранее принятых официальных документов проекта и порядок их утверждения. Это может быть, например, сложившаяся в организации система документооборота.
Результаты общего контроля изменений содержат: модифицированный базовый план проекта с учетом утвержденных изменений, которые в обязательном порядке доводятся до сведения участников проекта.
Функции общего контроля изменений закрепляются за комиссией (группой) контроля изменений (Change Control Board), которая несет ответственность за утверждение или отклонение запросов на изменения.
Контроль изменений содержания проекта осуществляется: для оценки влияния факторов, приводящих к положительным или негативным изменениям содержания проекта; для определения изменений содержания проекта; для управления изменениями содержания проекта при их появлении. Контроль изменений содержания тесно связан с другими процессами контроля.
Могут меняться следующие элементы проекта и факторы, влияющие на его реализацию:
- цели и планы проекта;
- механизмы реализации проекта;
- использование ресурсов;
- контракты и обязательства по ним;
- используемые стандарты и нормативы;
- география размещения объектов;
- внешние факторы, влияющие на проект.
Процесс контроля за реализацией изменений подразумевает работу с набором документов, регламентирующих учет и сопровождение каждого отдельного изменения от появления потребности в нем до его полной реализации. В достаточно общем виде данный процесс должен регламентировать прохождение изменений через пять основных стадий (рис. В.23):
1. Описание. На начальной стадии необходимо уяснить и описать предлагаемое изменение. Предложение документируется и обсуждается.
2. Оценка Вторая стадия предусматривает полномасштабный анализ влияния предлагаемого изменения. Для этого производится сбор и согласование всей информации, необходимой для оценки последствий данного изменения. Результаты исследования документируются и обсуждаются.
3. Одобрение. Рассматриваются результаты исследований и принимается решение: одобрить изменение, отказать, отложить. Если принято решение отложить реализацию изменения, то необходимо провести дополнительные исследования и расчеты. Еслипринимается положительное решение, то утверждаются исполнители и выделяются средства на проведение изменения. Принятые решения документируются.
4. Реализация. Изменение вносится в план проекта и реализуется.
5. Подтверждение исполнения. Контроль корректного и полного выполнения работ в рамках данного изменения. В случае положительного результата изменение снимается с контроля.
В идеальном случае контроль реализации изменений представляет собой комплексную технологию управления проведением изменения проекта с соответствующим набором документации и распределением обязанностей.
4. Завершение проекта (25`)
Основные понятия
Пусконаладочные работы
Приемка в эксплуатацию
Закрытие контракта
Выход из проекта
К пусконаладочным работам относится комплекс мероприятий и работ, выполняемых в период подготовки и проведения индивидуальных испытаний комплексного опробования оборудования. При этом под оборудованием подразумевается вся технологическая система объекта, т. е. комплекс всех видов оборудования, трубопроводов, сооружений и устройств, обеспечивающих выпуск первой партии продукции или обеспечения услуг, предусмотренных проектом.
Период индивидуальных испытаний включает в себя проведение монтажных и пусконаладочных работ в соответствии с целью подготовки отдельных машин, устройств, агрегатов и сооружений к их приемке рабочей комиссией для комплексного опробования.
До начала индивидуальных испытаний осуществляются пусконаладочные работы по электротехническим устройствам, автоматизированным системам управления, санитарно-техническому и силовому оборудованию.
Объем и условия выполнения пусконаладочных работ определяются отраслевыми правилами приемки в эксплуатацию законченных строительством объектов, утвержденными соответствующими министерствами и ведомствами РФ по согласованию с Минстроем России.
Приемку законченных строительством объектов от исполнителя работ (генерального подрядчика) может производить как заказчик, так и любое другое уполномоченное инвестором лицо.
Заказчик вправе привлекать к приемке пользователя объекта (эксплуатирующую организацию), авторов проекта, специализированные фирмы, страховые общества и других юридических и физических лиц, создавая в необходимых случаях приемочные (рабочие) комиссии.
Приемка объектов производственного назначения, строительство которых производилось за счет средств федерального бюджета или льготного кредитования, осуществляется с учетом отраслевых особенностей, устанавливаемых министерствами Российской Федерации и другими органами центральной исполнительной власти по согласованию с Минстроем России, включая приемку объектов в эксплуатацию государственными приемочными комиссиями.
Объекты подобного рода подлежат приемке только в том случае, когда они подготовлены к эксплуатации: укомплектованы эксплуатационными кадрами, обеспечены энергоресурсами, сырьем и др.; на них устранены недоделки и начат выпуск продукции или оказание услуг в объеме, предусмотренном договором подряда.
Предъявляя к приемке объект (очередь, пусковой комплекс, здание, сооружение), исполнитель должен представить рабочей комиссии, либо заказчику следующую документацию (приложение В, с.18).
Заказчик производит приемку объекта на основе результатов проведенных им проверок, контрольных испытаний и измерений, документов исполнителя работ, подтверждающих соответствие принимаемого объекта утвержденному проекту, нормам, правилам и стандартам, а также заключений органов надзора. Порядок проведения работ по приемке объекта, стадии приемки, объем контроля и методы испытаний принимаются в соответствии с требованиями стандартов, норм и правил, а также указаниями проектной или технологической документацией.
Объекты могут быть приняты в целом (в том числе «под ключ»), или по мере завершения отдельных очередей, пусковых комплексов, зданий и сооружений в объеме, предусмотренном в договоре подряда на строительство.
Кроме того, договором подряда устанавливаются:
- стадии приемки, в частности приемка готовности строительной части и отдельных видов строительно-монтажных работ; приемка оборудования после индивидуальных испытаний, пусконаладочных работ и комплексного опробования;
- сдача объектов гарантийную эксплуатацию и т. п.;
- сроки уведомления заказчика исполнителем работ о готовности к приемке;
- гарантии исполнителя работ по качеству и прочие условия.
Органы государственного надзора в течение 15 дней после письменного обращения заказчика дают заключение о соответствии предъявляемого к приемке объекта утвержденному проекту.
Приемка законченного строительством объекта оформляется актом, к которому, помимо документации, представляемой исполнителем, прилагается перечень документов (приложение В, с.19).
Вся документация, прилагаемая к акту приемки законченного строительством объекта, после окончания работы приемочной комиссии должна быть передана заказчику (исполнителю).
Факт ввода в действие принятого объекта регистрируется заказчиком в местных органах исполнительной власти в порядке, установленном этими органами.
В статистическую отчетность введенный в действие объект включается за тот отчетный период, в котором был зарегистрирован факт ввода. Исполнитель работ на основе акта приемки представляет в установленном порядке статистическую отчетность о выполнении договорных обязательств.
Приемка заказчиком от исполнителя работ не дает права на ввод его в действие без согласования его с органами Госархстройнадзора и другими органами надзора, которым этот объект подконтролен, а также без разрешений на эксплуатацию объекта и оборудования тех органов, в положениях о которых предусмотрена выдача таких разрешений.
Заказчик, исполнитель работ, проектная организация и другие участники инвестиционного процесса в установленном порядке несут ответственность за нарушение требований законодательства, техники безопасности, строительных, санитарных и других норм, а также за ущерб, который может нанести объект правам и интересам граждан, юридических лиц и государства.
В табл. В.14 показана структура распределения ответственности между участниками инвестиционного процесса.
Закрытие контракта
В связи с отсутствием в отечественной практике нормативных документов, регулирующих процесс закрытия контракта, в основу настоящего раздела положены результаты изучения зарубежного опыта.
Основными этапами закрытия контракта являются:
Проверка финансовой отчетности;
Паспортизация;
Выявление невыполненных обязательств;
Завершение невыполненных обязательств;
Гарантийное обслуживание и окончательные расчеты.
Проверка финансовой отчетности включает в себя проверку финансовой отчетности заказчика и подрядчика.
Проверка финансовой отчетности заказчика включает:
- проверку полноты выписки фактуры на весь объем завершенных работ;
- согласование полученных платежей с представленными счетами-фактурами;
- проверку наличия документации по изменениям;
- контроль суммы удержаний, произведенных заказчиком.
Проверка финансовой отчетности исполнителя включает.
- проверку платежей поставщикам и субподрядчикам;
- соответствие суммы заказов закупкам по накладным поставщиков;
- поиск просроченных платежей поставщику;
- подтверждение соответствующих удержаний.
Результаты такой проверки позволяют получить данные для подготовки окончательных финансовых отчетов по проекту.
Паспортизация представляет собой один из важных элементов организации закрытия контракта и заключается в регистрации заказчиком ранее представленной ему документации. В качестве последней могут выступать: документация, характеризующая технические условия используемого сырья и материалов, сертификаты и т. д. При правильном управлении инвестиционным процессом вопросы паспортизации решаются своевременно, а не только на этапе закрытия контракта.
Невыполненные обязательства должны быть завершены полностью на этапе закрытия контракта, однако их выявление должно осуществляться постоянно в течение всего времени выполнения контракта.
В результате проверки устанавливаются:
- объемы работ, не требующие дополнительных усилий и готовых к закрытию;
- объемы работ, требующих завершения для выполнения до говорных обязательств.
На этапе завершения невыполненных обязательств предпринимаются усилия для исправления брака и устранения недоделок. В случае если эти усилия дорогостоящи и длительны, руководитель проекта должен урегулировать проблемы с заказчиком путем уступок с его стороны в отношении некоторых требований или путем уплаты штрафа.
Если работа своевременно не выполнена, то должен рассматриваться вопрос об изменении контракта. Ведение переговоров с целью изменения условий контракта производится до его закрытия и окончательных платежей. Все изменения в контракте утверждаются заказчиком, и до его утверждения никакие дополнительные работы не выполняются. Информацию о выполнении всех работ по контрактам руководитель проекта передает комиссии, принимающей объект.
Закрытие контракта должно сопровождаться завершением расчетов по нему, т. е. выпиской счета для осуществления окончательного платежа.
Оплата подрядных работ при сдаче объекта в эксплуатацию зависит от качества выполнения СМР. Если в процессе сдачи объекта в эксплуатацию обнаружены дефекты, оплата выполненных подрядных работ производится за вычетом «гарантийного резерва». Данный резерв создается подрядчиком до начала строительства и возвращается ему при отсутствии строительных дефектов. Несмотря на наличие такого механизма, как «гарантийный резерв», затраты, связанные с исправлением дефектов, могут быть весьма существенными. В ряде стран эти затраты достигают 1-1,5% годового объема инвестиций.
Как правило, в контрактах предусматриваются штрафные санкции за нарушение сроков строительства. Если объект не закончен к установленному времени, заказчик предъявляет подрядчику требование об уплате неустойки. Специально оговоренные условия позволяют заказчику предъявить подрядчику счет на ликвидацию ущерба за каждый день просрочки строительства. Сумма ущерба и размер премий за досрочный ввод объекта в эксплуатацию заранее указываются в условиях контракта.
При окончательных расчетах учитывается экономия или перерасход денежных средств на проект. Если в процессе строительства подрядчик сократил издержки производства по каким-либо работам по сравнению с контрактной ценой, он получает вознаграждение.
При завершении проекта осуществляется подготовка итогового отчета, в котором описаны все проблемы строительства, пусконаладки и организации эксплуатации. Этот отчет отражает опыт реализации проекта и используется для последующих проектов.
Гарантийное обслуживание осуществляется после закрытия контракта не командой, работающей над проектом, а функциональной группой, ответственной за гарантийное обслуживание. Этой группе передается:
- техническая информация;
- оборудование;
- инструменты;
- средства обучения;
- руководство по эксплуатации;
- чертежи;
- результаты испытаний;
- различные материалы фирм-поставщиков.
Условия гарантийного обслуживания оговариваются в контракте.
Выход из проекта
Для выхода из проекта необходимо проанализировать причины снижения эффективности реализации проекта, в том числе по показателям продолжительности строительства, роста цен на основные строительные материалы, повышения стоимости выполнения строительно-монтажных работ, роста расходов на оплату труда, повышения роста конкуренции в отрасли и спада экономической активности в отрасли, в которой реализуется инвестиционный проект; возрастания объемов заемных инвестиционных ресурсов, повышения ставки процента за кредит в связи с изменением конъюнктуры рынка, недостаточно обоснованного выбора подрядчиков для реализации проекта, ужесточения системы налогообложения и пр.
Основным критерием для принятия решения по выходу из проекта должен служить ожидаемый уровень доходности в изменившихся условиях его реализации. Продолжать реализацию следует при выполнении следующего условия:
Э дпр > С др + ПР + ПЛ, (3.4)
где Э дпр - ожидаемая доходность реального проекта в изменившихся условиях реализации;
С др - средняя ставка депозитного процента на денежном рынке;
ПР - уровень «премии» (дополнительной доходности) за риск, связанный с осуществлением реального инвестирования;
ПЛ - уровень «премии» (дополнительной доходности) за ликвидность с учетом прогнозируемого увеличения продолжительности реализации реального проекта.
Эффективными формами выхода из проекта являются следующие:
Отказ от реализации проекта до начала строительно-монтажных работ;
Продажа частично реализованного проекта в форме объекта незавершенного строительства;
Продажа объекта на стадии его эксплуатации;
Привлечение на любой стадии реализации проекта дополнительного паевого постороннего капитала с минимизацией своего паевого участия;
Раздельная продажа основных видов активов реализуемого
проекта.
Управление инвестиционным портфелем предприятия предполагает одновременно с принятием решения о выходе из реального инвестиционного проекта (или продажи части финансовых инструментов из портфеля финансовых инвестиций) выработать решение о возможных формах реинвестирования капитала. Если У инвестора имеются новые проекты, то следует отдавать предпочтение им, в противном случае следует в портфель финансовых инвестиций подобрать эффективные финансовые инструменты, в случае недостаточной проработанности этих решений необходимо инвестировать в краткосрочные сберегательные сертификаты. В этой высоколиквидной и доходной форме высвободившийся капитал всегда готов к обеспечению финансирования новых реальных проектов или финансовых инструментов.